Publicada nesta quinta-feira (dia 31/outubro) no Diário Oficial da União a Portaria 1.195 de 30 de outubro de 2019, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, para disciplinar o registro de empregados e a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico.

De acordo com a portaria as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital, bem como o registro eletrônico de empregados serão realizados por meio das informações prestadas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

O registro digital conterá  os dados relativos à admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador que deverão ser informados nos seguintes prazos:

I – até o dia anterior ao início das atividades do trabalhador: a) número no Cadastro de Pessoa Física – CPF; b) data de nascimento; c) data de admissão; d) matrícula do empregado; e) categoria do trabalhador; f) natureza da atividade (urbano/rural); g) código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO); h) valor do salário contratual; e i) tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término quando se tratar de contrato por prazo determinado.

II – até o dia 15 (quinze) do mês subsequente ao mês em que o empregado foi admitido: a) nome completo, sexo, grau de instrução, endereço e nacionalidade; b) descrição do cargo e/ou função; c) descrição do salário variável, quando for o caso; d) nome e dados cadastrais dos dependentes; e) horário de trabalho ou informação de enquadramento no art. 62 da CLT; f) local de trabalho e identificação do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço; g) informação de empregado com deficiência ou reabilitado, devidamente constatado em exame médico, assim como se está sendo computado na cota de pessoa com deficiência; h) indicação do empregador para o qual a contratação de aprendiz por entidade sem fins lucrativos está sendo computada no cumprimento da respectiva cota;  i) identificação do alvará judicial em caso de contratação de trabalhadores com idade inferior à legalmente permitida; j) data de opção do empregado pelo Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de admissão anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os demais empregados; e k) informação relativa a registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, quando for o caso.

III – até o dia 15 (quinze) do mês seguinte ao da ocorrência: a) alterações cadastrais e contratuais de que tratam as alíneas “e” a “i” do inciso I e as alíneas “a” a “i” do inciso II; b) gozo de férias; c) afastamento por acidente ou doença relacionada ao trabalho, com duração não superior a 15 (quinze) dias; d) afastamentos temporários descritos no Anexo desta Portaria; e) dados de desligamento cujo motivo não gera direito ao saque do FGTS; f) informações relativas ao monitoramento da saúde do trabalhador; g) informações relativas às condições ambientais de trabalho; h) transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; e i) reintegração ao emprego.

IV – no 16º (décimo sexto) dia do afastamento: a) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com duração superior a 15 (quinze) dias; e b) por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, que ocorrerem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias pela mesma doença e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 (quinze) dias.

V – de imediato: a) o acidente de trabalho ou doença profissional que resulte morte; e b) afastamento por acidente ou doença relacionados ou não ao trabalho, com qualquer duração, quando ocorrer dentro do prazo de 60 (sessenta) dias do retorno de afastamento anterior pela mesma doença, que tenha gerado recebimento de auxílio-doença.

VI – até o primeiro dia útil seguinte ao da sua ocorrência, o acidente de trabalho que não resulte morte, ou a doença profissional.

VII – até o 10º (décimo) dia seguinte ao da sua ocorrência, os dados de desligamento cujo motivo gera direito a saque do FGTS.

Será o registro do empregado realizado pelo empregador pessoa jurídica mediante identificação com o número de inscrição no CNPJ raiz e pelo empregador pessoa física mediante identificação com o número de inscrição no CPF, e a comprovação do cumprimento das obrigações previstas nesta Portaria dar-se-á pelo número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial quando da recepção e validação do evento correspondente.

É obrigatória o uso do eSocial para o registro eletrônico de empregados previsto no art. 41 da CLT,  vedados outros meios de registro.

O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado.

Os empregadores que não optarem pelo registro eletrônico de empregados terão o prazo de 1 (um) ano a partir da publicação desta Portaria para adequarem seus livros ou fichas ao disposto desta portaria.

O empregador deverá fornecer cartão de identificação contendo nome completo, número do CPF, cargo e matrícula aos empregados registrados em livro ou ficha e que trabalhem em local diverso do estabelecimento ao qual estão vinculados.

É proibida ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, exigir quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.

O eSocial deverá ser alimentado com as informações relativas aos contratos de trabalho em vigor na data da publicação desta portaria, inclusive os suspensos ou interrompidos, no prazo de 90 (noventa) dias a contar: a) do início de vigência desta portaria para os empregadores já obrigados ao envio das informações cadastrais dos empregados ao eSocial; b) do início da obrigatoriedade do envio das informações cadastrais dos empregados ao eSocial para os demais empregadores.

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